Interní audity patří mezi klíčové nástroje, jak udržet a posouvat dopředu kvalitu poskytovaných služeb. Proto nás těší, že jsme díky otevřenosti klienta, společnosti LAPP Czech Republic v Otrokovicích, mohli zorganizovat praktický výcvik nových interních auditorů přímo v reálném provozu. V rámci zakázky zde OKIN Facility zajišťuje komplexní služby facility managementu – ať už jde o technickou správu budov, úklid, správu odpadového hospodářství, péči o zeleň, nebo například zajištění stravovacích služeb pro zaměstnance závodu.

Půldenní výcvik byl rozdělený do dvou částí – teoretické a praktické. V rámci teorie jsme společně identifikovali oblasti, na které se pak auditoři zaměřili v terénu. S doprovodem interního zaměstnance Josefa Vašiny, který v LAPP působí jako Facility & Energy Manager, jsme prošli areál výrobního závodu, tedy i provozní haly, kde se vyrábí kabely a kabelové příslušenství. Soustředili jsme se především na to, jak fungují jednotlivé procesy spravované OKIN Facility. Každodenní provoz se stal ideálním prostředím pro praktickou část tréninku.

Výcviku se zúčastnilo deset interních auditorů, mezi nimiž byli zástupci oddělení HSE, HR a nákupu, neboť také kvalita a efektivita námi nakupovaných výrobků a služeb, jako například čistících prostředků, je důležitou součástí auditu. Za provoz se auditu zúčastnili facility koordinátoři a manažeři.

Možnosti zlepšení v organizaci a skladování

Pod dohledem zkušeného mentora Václava Franče ze společnosti „QEMS“ s.r.o. interní auditoři mohli ponořit do provedení auditu, ověřovat dodržování nastavených standardů a zároveň hledat příležitosti ke zlepšení. Praktická část výcviku navazovala na dřívější certifikované školení Interní auditor QMS, EMS, OHSMS a ISMS, které účastníci absolvovali na podzim loňského roku ve čtyřech termínech.

„Uskutečněný audit byl velmi profesionální a je skvělou příležitostí, jak nové auditory i zaměstnance připravit na reálné situace, které mohou nastat při ostrých auditech,“ zhodnotila Martina Hnaníčková, facility manažerka a vedoucí pracovníků úklidu a kuchyně v LAPP Otrokovice. „Pomohl mi také podívat se na provoz jinýma očima – z pohledu, ze kterého běžně nehodnotím. Zaměřila jsem se na detaily, které běžně zůstávají skryté. Odhalili jsme dohromady některé drobnosti ke zlepšení – například efektivnější systém skladování úklidového náčiní nebo úpravy v organizaci práce. Doplnili jsme administrativní záležitosti, třeba detaily popisů pracovních činností. Takové praktické postřehy jsou pro nás cenné a pomáhají nám posouvat se dál. Díky šíři služeb, které OKIN poskytuje, od technické údržby až po péči o zeleň, byla zakázka v LAPP Otrokovice pro tento výcvik skvělou volbou.“

Zajímavostí bylo, že audit se zaměřil i na méně tradiční oblasti facility služeb – například ve zmíněném procesu výdeje stravy pro zaměstnance. I zde je důležitá kontrola kvality, dodržování hygienických norem a efektivní organizace práce. Pro nové auditory šlo o cennou zkušenost, jak vidět facility management v praxi ze všech úhlů pohledu. Své dojmy připojil také Pavel Červený, Senior Facility specialista OKIN Facility:
„Interní audit byl skvělý v tom, že nám pomohl tak trochu otevřít oči. Když jste dlouhodobě spojeni s objektem, občas některé věci přehlédnete – člověka svým způsobem omezuje provozní slepota. Bylo tak velmi přínosné navnímat, na co se auditoři zaměřují a jak se dívají na jednotlivé procesy,“ uvedl.

Teorie vs. praxe: Simulace nikdy nenahradí skutečné audity

Z pohledu auditora výcvik na zakázce LAPP zhodnotil Viktor Lukeš, specialista nákupu. „Z návštěvy LAPP Otrokovice jsem si odnesl silný zážitek, a to hned v několika rovinách. Ze své pozice vázané na pražskou kancelář nemám příliš možností vycestovat za kolegy z provozu, byť jsou to často velmi milí lidé. O kolezích v Otrokovicích to platí dvojnásob, avšak pro překonání třistakilometrové vzdálenosti z Prahy je třeba mít dobrý důvod takovou cestu vážit. Pokud se však naskytne příležitost zúčastnit se auditu za účasti špičky oboru, inženýra Franče, který svým osobitým projevem dokáže skutečně nadchnout mít věci v pořádku, není co řešit. Všechna evidenční čísla spotřebičů, jejich revize, uložení úklidových prostředků – vše bylo vzorně evidováno. Jediným nálezem se tak stala zástěra, která nevisela na svém místě ve skladu. I u té se však ukázalo, že její absence měla pádný důvod, a nám tak při psaní kritického nálezu zůstaly téměř prázdné auditorské ruce. Je výborné, že naše zakázka splňuje přísný a kritický auditorský posudek! Za centrální nákup se jedná o další významný krok směrem k auditům našich dodavatelů. Protože nároky, které na nás stále častěji kladou naši klienti, je nutné přenášet i směrem k nim. Těším se na další audit,“ popsal svou zkušenost Viktor Lukeš.

Názor na interní audity sdílela také Monika Doubravová, HR business partner. „Interní audity jsou z mého pohledu důležité nejen proto, abychom ověřili, že v provozu dodržujeme zákony a interní pravidla, ale i naopak. Abychom si od stolu nevymýšleli procesy, které v reálném provozu nedávají smysl. Naším cílem je co nejvíce přizpůsobovat nastavení procesů skutečným potřebám na zakázkách. Právě díky auditům často přicházíme na podněty, jak je dále zjednodušit nebo zlepšit,“ uvedla.

Poděkování patří nejen společnosti LAPP Czech Republic, s.r.o. za vstřícnost a možnost uskutečnit audit v provozu, ale také všem našim kolegům, kteří se aktivně zapojili a sdíleli své poznatky a doporučení. Věříme, že právě tyto společné aktivity pomáhají dál posouvat kvalitu našich služeb směrem k zákazníkovi a upevňují důvěru, kterou do nás klienti vkládají.