Pro většinu nejen nových zaměstnanců je klíčové, aby se snadno a rychle dostali k informacím, které potřebují. Orientace ve firemním prostředí, interních dokumentech a procesech je zásadní zejména na začátku pracovního poměru. Dříve bylo v OKIN Facility náročné najít relevantní a aktuální informace – stávající interní úložiště neodpovídalo našim potřebám. Rozhodli jsme se to změnit a vytvořit moderní uživatelsky přívětivé prostředí, které bude sloužit všem. Jelikož máme kolegy rozmístěné po celé republice, dávalo smysl vytvořit online platformu dostupnou odkudkoliv. Cílem bylo vytvořit takové místo, kde zaměstnanci najdou rychle vše, co hledají. Mimochodem to dodnes zůstává mottem celého portálu.
Jak jsme začali? Ptali jsme se přímo zaměstnanců.
Spojili jsme síly HR a Marketingu a jako první jsme spustili průzkum, ve kterém zaměstnanci odpovídali a tři jednoduché otázky:
- 1. Kde v tuto chvíli hledáte odpovědi na své otázky týkající se OKIN Facility?
- 2. Jaké informace nejčastěji hledáte?
- 3. Jaké informace vám chybí a chtěli byste je mít k dispozici?
To nám pomohlo zmapovat stávající stav. Otevřené odpovědi poskytly široké spektrum podnětů a po jejich analýze jsme navrhli první verzi úvodní stránky, která obsahovala sedm klíčových komponentů.
- Vyhledávací pole
- Obecné informace
- Novinky
- Rychlý přístup k často používaným interním aplikacím
- Informace dle oddělení
- Ikony odkazující na firemní web, blog a sociální sítě
- Kontaktní informace
Základní kostru úvodní stránky jsme poté konzultovali s vybranými kolegy z provozu, kteří s portálem aktivně potřebují pracovat. Po revizi připomínek jsme měli hotovou kostru, kterou bylo třeba naplnit obsahem.
Jak jsme postupovali?
Proces vytváření portálu jsme rozdělili do tří fází.
Jako první jsme převedli obsah z již zastaralé platformy FM Wiki, aktualizovali všechny dokumenty a vytvořili dokumentový sklad. Cílem bylo mít příslušný dokument uložený vždy jen na jednom místě a na něj odkazovat z více zdrojů tak, aby nedocházelo k duplicitám. Na to už jsme samozřejmě sami nestačili, za každé oddělení byl vybraný ambasador, který zodpovídal za aktuální obsah přidělené stránky.
Druhý krok zahrnoval proškolení ambasadorů na to, jak s platformou Sharepoint o365 pracovat a jak ji aktualizovat. Napříč celým portálem držíme jednotnou šablonu vzhledu, abychom uživatele nemátli zbytečně různorodým designem.
V kroku číslo tři už jsme byli téměř v cílové rovince před oficiálním spuštěním FM Portálu. Kolegové z marketingu připravili přehledný dvoustranný uživatelský manuál. Dalším informačním kanálem byly samozřejmě porady jednotlivých oddělení a e-mail. Posledním krokem bylo potvrzení data spuštění, kterým se stal 1. únor 2023. Kolegové z IT nastavili úvodní stránku FM Portálu jako domovskou stránku při spuštění prohlížeče a FM Portál tak dostal zelenou a stal se nedílnou součástí naší každodenní práce.
Portál jako živý organismus
Tím práce na portálu neskončila.
Je totiž naprosto zásadní neustále dbát na aktuálnost informací, v opačném případě se totiž rychle stává zastaralým a neužitečným. Spolupracujeme s jednotlivými odděleními a novinky na FM Portálu propisujeme do pravidelné měsíční interní komunikace. Navíc přidáváme nové sekce, jako například sekci věnovanou ESG, provozu či obchodu.
Výsledkem je atraktivní prostředí, které umožňuje měřitelnost využití portálu, sledovatelnost jednotlivých sekcí, snadnou obsluhu a naplnění cíle, že každý najde to, co opravdu hledá. A pro nás také velký benefit v tom, že si celý Sharepoint dokážeme spravovat sami, bez nutnosti externího dodavatele, samozřejmě s podporou našeho IT.
A co bude dál?
FM Portál byl donedávna primárně v českém jazyce. V tuto chvíli vytváříme pro každou zemi lokální stránku. Pro centrálu to má tu přidanou hodnotu, že hned vidí aktuální organigram, kontakty a směrnice dané pobočky, pro zaměstnance dané země zase fakt, že najdou informace ve své rodné řeči.
FM Portál v číslech
• Spuštění 1. února 2023
• 238 jedinečných návštěvníků měsíčně
• 6 556 návštěv v průměru měsíčně
• 97,9% zaměstnanců vstupuje na FM Portál z PC
• 1,7% zaměstnanců vstupuje na FM Portál z mobilního zařízení
• Nejnavštěvovanější dokument: Harmonogram účetních závěrek
• 1-2 nové články měsíčně
